ARSIP UNTUK TATA RUANG KANTOR

Salah satu factor penting yang turut menentukan kelancaran pelaksanaan tata usaha adalah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik – baiknya. Penyusunan alat – alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai di sebut tata ruang perkantoran.
Tata ruang yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Pada prinsipnya impelementasi tata ruang yang baik akan diperoleh keuntungan – keuntungan sebagai berikut :

• Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar – mandir yang sebetulnya tidak perlu.
• Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
• Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatuluas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak – banyaknya.
• Mencegah pegawai dibagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu.

Dalam menyusun ruang untuk kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu dicapai. Tujuan itu merupakan pula syarat – syarat yang hendaknya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik. Tujuannya adalah :

• Pekerjaan dikantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.
• Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancer.
• Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan
• Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat dipelihara
• Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
• Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut.
• Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu – waktu diperlukan

Menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standing ford ahli perkantoran Inggris menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tata ruang yang baik bagi suatu kantor ialah :

• Persyaratan perundang – undangan dipenuhi
• Ruang dimanfaatkan semaksimal mungkin Pelayanan tersedia sepanjang diperlukan : tenaga listrik, telepon, air, dll
• Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
• Pengawasan dapat melihat para petugas bekerja
• Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara
• Komunikasi dan arus kerja diperlancar
• Lalu lalang juru tata usaha diantara meja – meja dan lemari arsip dipermudah
• Pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian harap dipisahkan
• Saling mengganggu diantara para pegawai harus dihindari
• Kebebasan diri dan keamanan sangat diperlukan

a)      Asas – asas Tata Ruang kantor
Ada 4 asas pokok tata ruang kantor:

• Asas mengenai jarak terpendek

Dengan tidak mengabaikan hal – hal khusus, suatu tata ruang yang baik adalah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek mungkin. Dalam hal ini garis lurus antara dua titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat – alat. Asas ini dijalankan sejauh mungkin.

• Asas mengenai rangkaian kerja

Tata ruang yang baik adalah yang menempatkan para pegawai dan alat – alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan – urutan peyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek

• Asas mengenai penggunaan segenap ruang

Tata ruang yang baik adalah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang vertical ke atas maupun ke bawah. Jadi, sedapat mungkin tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai

• Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja

Tata ruang yang baik adalah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar. Demikian lah beberapa pedoman yang harus dijadikan pedoman apabila hendak menyusun tempat kerja yang baik untuk kerja perkantoran baik perusahaan maupun lembaga pendidikan